Die Gemeindeordnung Rheinland-Pfalz beinhaltet zwar neben einigen mit umfangreichen formellen Voraussetzungen gestalteten Verfahren der Bürgerbeteiligung auch einfache Einwohnerrechte, so z.B. das Recht, Anregungen und Beschwerden zum politischen Geschehen einzubringen. Die Gemeindeordnung selbst gibt dazu aber nur wenige Vorgaben, wie die Gemeindeorgane darauf zu reagieren haben. Auch gab es bislang für einfache Fragestellungen der Einwohner an die Gremien zwar eine Einwohnerfragestunde, die regelmäßig Teil der öffentlichen Sitzung war, jedoch war auch diese mit formellen Hürden versehen.
Der Grafschafter Gemeinderat hat 2019 mit dem Beschluss seiner neuen Geschäftsordnung die Abläufe neu festgelegt, wie solche Fragen, Anregungen und Beschwerden zukünftig in der Gemeindepolitik behandelt werden. Damit sollen diese Beteiligungsmöglichkeiten für den Bürger einfacher und nachvollziehbarer gestaltet werden.
Nach § 21 der Geschäftsordnung sind nun alle Grafschafter Einwohner, Grundstücksbesitzer und Gewerbetreibende berechtigt, sich schriftlich zu allen gemeindlichen Angelegenheiten mit Fragen, Anregungen und Beschwerden an den Gemeinderat zu wenden.
Abhängig davon, wessen Aufgabenbereiche davon betroffen sind, erfolgt die weitere Behandlung durch die Gemeindeorgane bzw. Gremien. Ist der Bürgermeister für die Aufgabe zuständig, beantwortet er die Frage, Anregung bzw. Beschwerde direkt.
Ist die Angelegenheit Aufgabe des Gemeinderates, eines seiner Fachausschüsse oder eines Ortsbeirates, so werden die Fragen, Anregungen und Beschwerden dort im Rahmen eines Tagesordnungspunktes beraten. Die Vorgaben zur Sitzungsöffentlichkeit, naturgemäß eng verknüpft mit dem Datenschutz, sind dabei selbstverständlich zu beachten. Gegenüber den früheren Einwohnerfragestunden entfallen aber beispielsweise die Beschränkung auf die Anzahl der Fragen pro Einwohner oder die Maßgabe, dass diese jeweils einmal im Quartal und nur im Rat selbst abgehalten wurden.
Festgelegt wurde weiterhin, dass die Beschlussfassungen und Antworten des jeweiligen Gremiums in jedem Fall schriftlich an den Bürger übermittelt werden. Daneben sind diese, durch die im Regelfall öffentliche Behandlung als Tagesordnungspunkt, auch immer im gemeindlichen Ratsinformationssystem über die Homepage der Verwaltung einzusehen.
Ein besonderes Augenmerk legt die neue Regelung auf die Interessen von Kindern und Jugendlichen einerseits, und Seniorinnen und Senioren ab dem 65. Lebensjahr. Bei allen Planungen und Vorhaben der Gemeinde, die die Interessen dieser Bevölkerungsgruppen in besonderer Weise berühren, hat der Rat zukünftig eine Beteiligung dieser Gruppen festzulegen. Diese kann dann z.B. durch schriftliche Befragungen durch die Verwaltung oder die Veranstaltung von Workshops auf Ebene der Ortsbezirke erfolgen, bevor der Rat endgültige Beschlüsse fasst.
Themengebiete, bei denen diese neue Selbstverpflichtung des Rates zum Tragen kommen würde, sind z.B. Fragen der Mobilität, der gemeindlichen Raumangebote für die Jugend- oder Seniorenarbeit, oder generell die Entwicklung von Infrastruktureinrichtungen, die zu weiten Teilen von diesen Bevölkerungsgruppen genutzt werden. Die Auswertungen dieser Workshops oder Umfragen werden den gemeindlichen Gremien dann wiederum mit den Sitzungsunterlagen zur weiteren Behandlung vorgelegt.